Cách sắp xếp tủ hồ sơ – tủ đựng tài liệu khoa học và hợp lý nhất

Bật mí cách sắp xếp tủ hồ sơ, tủ đựng tài liệu một cách khoa học nhất. Giúp dễ dàng sắp xếp cả đống tài liệu dễ dàng, ngăn nắp. Không chỉ có vậy mà việc tìm tài liệu cũng nhanh hơn, bạn không cần tốn quá nhiều thời gian.

Cách sắp xếp tủ hồ sơ khoa học nhất

Dưới đây là cách sắp xếp tủ hồ sơ cho bất kỳ ai cũng có thể áp dụng được:

Chọn tủ hồ sơ:

Đừng bao giờ đựng hồ sơ trong cặp hay trong những túi nhỏ. Vì như vậy không thể nào quản lý được số lượng lớn hồ sơ. Nên:

+ Dùng tủ hồ sơ nên có nhiều ngăn:

Hãy dùng những cái tủ đựng hồ sơ nhiều ngăn phía trên và có hộc tủ phía dưới. Mỗi ngăn có kích thước phù hợp với từng loại hồ sơ (thông thường là 28cm x 35cm).

Chọn tủ hồ sơ có nhiều ngăn để có thể chứa nhiều tài liệu hơn

+ Dùng tủ hồ sơ treo trên tường:

Trong văn phòng có không gian nhỏ, chúng ta nên dùng tủ hồ sơ treo trên tường. Loại tủ hồ sơ treo gọn nhẹ có thể giải quyết được một lượng lớn hồ sơ.

+ Sử dụng những mẩu giấy ghi chú:

Dùng mẩu giấy ghi nội dung của từng loại hồ sơ để dán trên tường thành của từng kệ riêng biệt. Ví dụ trên mẩu giấy ghi chú là “Báo cáo”, nghĩa là kệ đó chứa hồ sơ về báo cáo.

Phân loại hồ sơ:

Việc phân loại hồ sơ rất quan trọng, nếu phân loại có hệ thống thì sẽ dễ dàng cho việc kiểm tra, sắp xếp. Nên phân loại theo cách như sau:

+ Phân loại theo chủ đề:

Trong cùng một loại hồ sơ nên chia nhỏ theo từng chủ đề ví dụ như: báo cáo, kế toán, hợp đồng, quảng cáo, tiếp thị…

Phân loại hồ sơ giúp quá trình tìm kiếm tài liệu dễ dàng hơn

+ Phân loại theo cụm:

Trong cùng một loại chủ đề nên chia nhỏ hồ sơ theo từng cụm ví dụ như: cụm quý 1, cụm quý 2, cụm quý 3, cụm 4.

+ Phân loại theo nhóm:

Trong cùng một cụm hồ sơ nên chia nhỏ ra theo từng nhóm ví dụ như: nhóm quý 1, nhóm quý 2, nhóm quý 3, nhóm quý 4.

Sắp xếp hồ sơ:

Sau khi phân loại hồ sơ xong, chúng ta cần sắp xếp hồ sơ một cách khoa học. Nên sắp xếp theo cách như sau:

+ Sắp xếp theo thời gian:

Dựa theo thứ tự thời gian của sự việc xảy ra trong hồ sơ để sắp xếp trước sau. Cần ghi chú cẩn thận thời điểm để khi tìm kiếm được dễ dàng.

Cách sắp xếp tủ hồ sơ theo thời gian cũng như tính chất công việc

+ Sắp xếp theo mẫu tự:

Sắp xếp dựa theo thứ tự mẫu tự (A,B,C…) của hồ sơ. Ví dụ mẫu tự T sẽ xếp theo thứ tự: thiệp mời – thống kê – thư từ – tiếp thị. Như vậy Bạn cần phải học thuộc lòng Bảng Mẫu tự để biết vị trí của các từ. Bạn cũng cần kiến thức này cho công việc tra cứu từ điển.

+ Sắp xếp theo tính chất:

Sắp xếp dựa theo tính chất của hồ sơ.

Ví dụ:

– Hồ sơ bình thường – hồ sơ mật – hồ sơ tối mật…

– Hồ sơ chưa giải quyết – hồ sơ đang giải quyết chưa dứt điểm – hồ sơ đã giải quyết xong…

Trên đây chúng tôi đã tư vấn cho cách sắp xếp tủ hồ sơ một cách khoa học và thuận tiện nhất đối với bạn. Nếu bạn có nhu cầu mua tủ hồ sơ, tủ đựng tài liệu giá rẻ, vui lòng liên hệ cho chúng tôi theo số 0936.266.197 để được tư vấn chi tiết.

>> Tham khảo thêm:

• Cây để bàn cho người tuổi Hợi hợp phong thủy sinh tài lộc
• Thanh lý bàn ghế văn phòng Cầu Giấy Giá SIÊU Rẻ – Chất lượng cao